KVKK Aydınlatma Metni
WINTERACADEMY SPOR EĞİTİMİ TURİZM SEYAHAT VE ORGANİZASYON HİZMETLERİ SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“Şirket”) olarak, veri sorumlusu sıfatıyla; kamp hizmetlerimizle ilgili olarak sizlere ve çocuklarınıza ait kişisel verileri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuata uygun şekilde işliyoruz. Bu metin, KVKK’nın 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusu
- Ticaret ünvanı
- WINTERACADEMY SPOR EĞİTİMİ TURİZM SEYAHAT VE ORGANİZASYON HİZMETLERİ SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
- Adres
- Vergi dairesi / no
- Mimarsinan / 8131588716
- MERSİS no
- Telefon
- 0541 411 19 46
- E-posta
- Web
- www.winteracademycamps.com
2. İşlenen kişisel veriler
| Veri kategorisi | Örnekler |
|---|---|
| Kimlik | Veli ve katılımcıların ad soyadı, T.C. kimlik numarası, yaş, cinsiyet, yakınlık derecesi |
| İletişim | Telefon numarası, e-posta adresi, yaşanılan il |
| Müşteri işlem | Seçilen kamp ve tarihler, konaklama bilgisi, teklif ve fiyat bilgisi, görüşme ve talep notları |
| Finans | Ödeme tutarları ve tarihleri, iade için banka hesap (IBAN) bilgisi, fatura bilgileri |
| Ekipman ve eğitim | Boy, kilo, ayakkabı numarası, kayak/snowboard seviyesi, eğitim grubu ve eğitmen bilgisi |
| Seyahat | Geliş-gidiş tarih ve saatleri, uçuş kodları, karşılama ve bırakma noktaları |
| Mesleki | Veliye ait meslek bilgisi (bildirilmişse) |
| Özel nitelikli: sağlık | Katılımcının alerji, kronik rahatsızlık ve kullandığı ilaç bilgileri; kamp sırasında oluşan sağlık durumu bilgileri |
| Görsel ve işitsel kayıt | Kamp sırasında çekilen fotoğraf ve videolar |
| Pazarlama | Ticari ileti izinleri, bizi nereden duyduğunuz bilgisi |
| İşlem güvenliği | Elektronik onay kayıtları (tarih, saat, IP adresi, tarayıcı bilgisi) |
Reşit olmayan katılımcılara ait kişisel veriler, yasal temsilcileri olan veliler tarafından ve onların bilgisi dâhilinde paylaşılır.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK) |
|---|---|
| Kamp kaydının alınması, sözleşmenin kurulması ve ifası; eğitim gruplarının, ekipmanın, konaklama ve transferin planlanması | Sözleşmenin kurulması ve ifası için gerekli olması (m.5/2-c) |
| Konaklama tesislerince yapılan yasal kimlik bildirimi, fatura düzenlenmesi, muhasebe ve vergi kayıtlarının tutulması, yetkili kurumların taleplerinin karşılanması | Kanunlarda açıkça öngörülmesi (m.5/2-a) ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç) |
| Ödeme, tahsilat ve iade işlemleri | Sözleşmenin ifası (m.5/2-c) |
| Kamp öncesi ve kamp süresince velilerle iletişim, bilgilendirme, talep ve şikâyetlerin yönetimi | Sözleşmenin ifası (m.5/2-c), meşru menfaat (m.5/2-f) |
| Kayıt öncesi bilgi talebinde bulunan aday velilerle iletişim ve teklif süreçleri | Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c), meşru menfaat (m.5/2-f) |
| Uyuşmazlıklarda hakların korunması, elektronik onayların ispatı, bilgi güvenliğinin sağlanması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e), meşru menfaat (m.5/2-f) |
| Katılımcının kampta sağlığının ve güvenliğinin korunması (alerji, ilaç ve kronik rahatsızlık bilgileri) | Açık rıza (m.6/2); acil durumlarda hayatın veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması (m.6/3-b) |
| Kamp fotoğraf ve videolarının veli grubunda paylaşılması ve tanıtımda kullanılması | Açık rıza (m.5/1) |
| Kampanya, yeni dönem ve duyuruların iletilmesi | Açık rıza (m.5/1) ve 6563 sayılı Kanun kapsamında ticari ileti onayı |
4. Kişisel verilerin toplanma yöntemi
Kişisel verileriniz; telefon görüşmeleri, WhatsApp ve diğer mesajlaşma uygulamaları, e-posta, web sitemizdeki formlar, sosyal medya hesaplarımız, kayıt formları ve sözleşmeler aracılığıyla, sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır. Kayıtlar, yalnızca yetkili çalışanlarımızın erişebildiği şifreli ve erişim kayıtları tutulan müşteri yönetim sistemimizde saklanır.
5. Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı ve ölçülü olarak, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun şekilde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Konaklama tesisleri: rezervasyon ve 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu kapsamındaki yasal kimlik bildirimi için,
- Transfer ve ulaşım hizmeti sağlayıcıları: karşılama ve bırakma organizasyonu için,
- Kayak merkezi işletmeleri: skipass ve lift kartı düzenlenmesi için,
- Eğitmenler ve saha sorumluları: eğitim gruplarının oluşturulması ve gözetim için,
- Sağlık kuruluşları: acil durum ve tedavi için,
- Sigorta şirketleri: sigorta yapılmışsa poliçe ve hasar işlemleri için,
- Bankalar ve ödeme kuruluşları: tahsilat ve iade için,
- Mali müşavir ve hukuk danışmanları: yasal yükümlülükler ve hakların korunması için,
- Bilgi teknolojileri hizmet sağlayıcıları: sunucu barındırma, e-posta ve yedekleme hizmetleri için,
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: emniyet, jandarma, vergi daireleri ve yargı mercileri gibi kurumlara, kanuni yükümlülükler kapsamında.
Yurt dışına aktarım: Sizinle iletişimde kullandığımız WhatsApp gibi anlık mesajlaşma uygulamalarının ve bulut tabanlı e-posta hizmetlerinin sunucuları yurt dışında bulunabilir. Bu aktarımlar KVKK’nın 9. maddesi kapsamında; Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirilen standart sözleşme ile ya da arızi nitelikte olmak ve açık rızanıza dayanmak kaydıyla gerçekleştirilir. Web sitemizle ilgili ayrıntılar aşağıdaki “Web sitesi, formlar ve çerezler” başlığındadır.
Web sitesi, formlar ve çerezler
Web sitemizdeki rezervasyon ve “Beni arayın” formlarına yazdığınız bilgiler (veli ve öğrenci bilgileri, paylaşmayı seçtiğiniz sağlık notu dâhil) şifreli bağlantıyla müşteri yönetim sistemimize iletilir ve temsilcimiz sizinle bu bilgilerle iletişime geçer.
- Rezervasyon formunu yarıda bırakırsanız, kaldığınız yerden devam edebilmeniz için yazdıklarınız yalnızca kendi tarayıcınızda (yerel depolama) saklanır; başvuru gönderildiğinde silinir. Bu taslağa Şirket erişemez; tarayıcı verilerini temizleyerek siz de silebilirsiniz.
- Kampanya penceresinin aynı ziyarette tekrar açılmaması için tarayıcınızın oturum belleğine kısa bir işaret yazılır; tarayıcı kapanınca silinir.
- Sitemizde reklam, yeniden hedefleme veya analitik amaçlı çerez kullanılmaz.
- Yazı tipleri Google Fonts’tan, bazı fotoğraflar Wix (static.wixstatic.com) sunucularından yüklenir. Sayfa açıldığında bu hizmet sağlayıcılar, teknik olarak IP adresinizi ve tarayıcı bilginizi görebilir. Bu sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunabilir.
- “WhatsApp’tan yaz” düğmeleri sizi WhatsApp uygulamasına yönlendirir; orada paylaştığınız bilgiler WhatsApp’ın kendi gizlilik koşullarına da tabidir.
6. Saklama süreleri
| Veri | Saklama süresi |
|---|---|
| Sözleşme, ödeme ve elektronik onay kayıtları | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl (Türk Borçlar Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu zamanaşımı ve saklama süreleri) |
| Fatura ve muhasebe kayıtları | İlgili takvim yılını izleyen yıldan itibaren 5 yıl (Vergi Usul Kanunu), ticari defterler için 10 yıl |
| Kayıt olmayan aday velilerin iletişim ve görüşme bilgileri | Son görüşmeden itibaren 2 yıl |
| Sağlık bilgileri | Kampın bitiminden itibaren 6 ay; kamp sırasında bir olay yaşanmışsa olası uyuşmazlık süresince |
| Fotoğraf ve videolar | Açık rıza geri alınana kadar |
| Ticari ileti izinleri | İzin geri alınana kadar; izin kayıtları geri alınmasından itibaren 3 yıl |
Sürenin dolması veya işleme sebebinin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınız
Şirketimize başvurarak;
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
8. Başvuru yöntemi
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak; kimliğinizi tespit edici bilgiler ile talebinizi içeren dilekçeyle:
- ıslak imzalı olarak Şirket adresine elden veya noter aracılığıyla,
- güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da daha önce Şirketimize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden Şirketin e-posta adresine e-posta göndererek
iletebilirsiniz. Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.